POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
GRUPO PREVIMOTO S.A.S. y PREVIMÓVIL S.A.S., cada una respecto de los datos personales que recolecte directamente o que reciba legítimamente para las finalidades autorizadas, actuarán como Responsables del Tratamiento de la información personal. Cuando una de estas sociedades trate información por cuenta de la otra, actuará como Encargada del Tratamiento, según corresponda. Para el ejercicio de los derechos relacionados con protección de datos personales, el Titular podrá comunicarse a través de los canales institucionales informados en los respectivos sitios web y, en especial, mediante el correo electrónico: protecciondatos@previmoto.com. Dirección de contacto: Calle 25 No. 5-32, Santiago de Cali, Colombia. Sitio web principal: www.previmoto.com. La sociedad Responsable será aquella con la cual el Titular contrate, solicite el servicio, mantenga la relación comercial o suministre directamente su información, sin perjuicio de los tratamientos legítimos realizados por sociedades vinculadas o Encargados para las finalidades autorizadas.
2. MARCO LEGAL Y PRINCIPIOS
La presente Política se adopta de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023 y demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan. El tratamiento de datos personales se realizará respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
3. INFORMACIÓN QUE PODRÁ SER RECOLECTADA
PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán recolectar y tratar, entre otros, datos de identificación y contacto; documento de identidad; números telefónicos; correo electrónico; dirección; placa y características de vehículos; información relacionada con servicios solicitados o adquiridos; historial de atención y relaciones comerciales; información de facturación, pagos, cartera y recaudo; preferencias comerciales; registros de interacción con campañas; información suministrada por formularios, páginas web, correo electrónico, WhatsApp, SMS, redes sociales, aplicaciones, llamadas telefónicas u otros canales; grabaciones de llamadas cuando corresponda; e información generada como consecuencia del uso de productos, servicios o canales digitales. Los datos sensibles serán tratados únicamente cuando resulte necesario y de conformidad con las condiciones especiales previstas en la legislación aplicable.
4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser recolectados, almacenados, organizados, consultados, actualizados, procesados, analizados, utilizados, circulados, transmitidos, transferidos, suprimidos y, en general, sometidos a las operaciones necesarias para las siguientes finalidades:
4.1. Prestación, administración y cumplimiento del servicio
Identificar clientes y usuarios; gestionar citas y solicitudes; prestar y hacer seguimiento a los servicios; efectuar facturación, recaudo y cobranza; atender peticiones, consultas, reclamos y garantías; gestionar relaciones contractuales y comerciales; cumplir obligaciones contables, tributarias, administrativas y regulatorias; mantener registros históricos; prevenir fraude; gestionar riesgos; y proteger la seguridad de las operaciones.
4.2. Finalidades comerciales, de mercadeo y relacionamiento
Realizar mercadeo, publicidad, promociones, prospección comercial, fidelización, recuperación de clientes, programas de beneficios, encuestas, estudios de mercado, segmentación, análisis de comportamiento y preferencias, generación y calificación de oportunidades comerciales, venta cruzada, diseño y mejora de productos y servicios, ofrecimiento de productos y servicios propios, de sociedades vinculadas o de aliados comerciales, campañas individuales o conjuntas, y medición de la efectividad de estrategias comerciales y publicitarias.
5. CONTACTO COMERCIAL Y CANALES
Cuando exista autorización del Titular, PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán realizar comunicaciones mediante llamadas telefónicas, correo electrónico, SMS, WhatsApp, aplicaciones de mensajería, redes sociales, plataformas digitales, sistemas automatizados de comunicación, asistentes virtuales, herramientas soportadas en inteligencia artificial y demás canales autorizados por el Titular.
Las comunicaciones se efectuarán respetando las restricciones legales aplicables, los canales autorizados, los horarios permitidos y los mecanismos de oposición o exclusión establecidos por la legislación vigente. El Titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.
6. EMPRESAS VINCULADAS Y DEL MISMO GRUPO EMPRESARIAL O ECONÓMICO
El Titular autoriza que sus datos personales puedan ser compartidos, transmitidos o transferidos entre PREVIMOTO, PREVIMÓVIL y sociedades matrices, subordinadas, filiales, subsidiarias, vinculadas, relacionadas, bajo control común o pertenecientes al mismo grupo empresarial o económico, sean existentes actualmente o constituidas, adquiridas o vinculadas posteriormente.
Dichas sociedades podrán tratar la información para las finalidades autorizadas en esta Política, incluidas la prestación de servicios, gestión administrativa, gestión comercial, atención al cliente, mercadeo, publicidad, fidelización, prospección, venta cruzada, campañas comerciales, programas de beneficios, análisis de información y ofrecimiento de productos y servicios.
7. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán suministrar, transmitir o permitir acceso a datos personales a proveedores, contratistas y operadores que actúen por su cuenta, incluidos proveedores tecnológicos; call centers; operadores de telefonía; plataformas CRM; servicios de WhatsApp, SMS y correo electrónico; agencias de publicidad y marketing; empresas de investigación de mercados; proveedores de inteligencia artificial, automatización, almacenamiento en la nube y analítica; empresas de software; y proveedores administrativos, financieros o comerciales.
Cuando estos terceros actúen como Encargados del Tratamiento, deberán utilizar la información exclusivamente para las finalidades autorizadas, conforme a las instrucciones del Responsable y bajo obligaciones adecuadas de confidencialidad, seguridad y protección de datos.
8. ALIADOS COMERCIALES Y TERCEROS
Cuando exista autorización para finalidades comerciales y transferencia de información, PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán compartir o transferir datos personales con aliados comerciales, socios estratégicos, proveedores de bienes y servicios, compañías con las que existan convenios, empresas participantes en programas de beneficios, distribuidores, comercializadores y terceros que desarrollen campañas o proyectos conjuntos.
Los terceros receptores deberán utilizar la información dentro de las finalidades informadas y autorizadas y asumir las obligaciones que legalmente les correspondan como Responsables o Encargados del Tratamiento.
9. APROVECHAMIENTO COMERCIAL DE LA INFORMACIÓN
PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán aprovechar comercialmente la información recolectada legítimamente de sus bases de datos para desarrollar, directamente o a través de sociedades vinculadas, contratistas o aliados, actividades de mercadeo, publicidad, segmentación, prospección comercial, fidelización, análisis de comportamiento, generación de oportunidades comerciales, campañas conjuntas, desarrollo de productos y servicios, programas de beneficios y demás actividades comerciales comprendidas dentro de las finalidades autorizadas por los Titulares.
El aprovechamiento comercial de la información se realizará respetando los derechos del Titular y las limitaciones previstas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
10. TRANSFERENCIA O CESIÓN EN OPERACIONES EMPRESARIALES
El Titular autoriza que sus datos puedan ser transferidos cuando ello resulte necesario o conveniente como consecuencia de fusiones, escisiones, adquisiciones, reorganizaciones empresariales, transformaciones societarias, compraventa de acciones o activos, transferencia de establecimientos de comercio o unidades de negocio, cesión de contratos, integración empresarial, sucesión empresarial, adquisición o transferencia de cartera, o cualquier operación mediante la cual un tercero adquiera total o parcialmente una actividad desarrollada por PREVIMOTO, PREVIMÓVIL o una sociedad vinculada.
El receptor de la información deberá respetar las finalidades para las cuales los datos fueron legítimamente recolectados y asumir las obligaciones que legalmente le correspondan.
11. TRANSFERENCIA Y USO COMERCIAL POR TERCEROS
Cuando el Titular haya autorizado expresamente finalidades comerciales y transferencia de información, PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán celebrar acuerdos comerciales que permitan a terceros autorizados acceder, utilizar o tratar información personal para desarrollar campañas, beneficios, alianzas, promociones, actividades de mercadeo, prospección, ofrecimiento de productos y servicios y estrategias comerciales conjuntas.
Estas actividades deberán encontrarse comprendidas dentro de las finalidades previamente informadas y autorizadas. La presente Política no debe entenderse como autorización para una venta irrestricta de datos personales al margen de las finalidades, derechos y límites previstos por la ley.
12. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES
Los datos personales podrán ser almacenados, procesados, transmitidos o transferidos fuera de Colombia cuando PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL utilicen proveedores, plataformas o infraestructuras tecnológicas internacionales, incluyendo servicios de nube, CRM, correo electrónico, telecomunicaciones, mensajería, WhatsApp, inteligencia artificial, automatización, analítica, publicidad digital y redes sociales.
Estas operaciones se realizarán de conformidad con las normas aplicables sobre transmisión y transferencia internacional de datos personales.
13. INTELIGENCIA ARTIFICIAL, ANALÍTICA, AUTOMATIZACIÓN Y PERFILAMIENTO
PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán utilizar herramientas de analítica, automatización e inteligencia artificial para atención al cliente, clasificación de solicitudes, segmentación comercial, identificación de necesidades, predicción de comportamiento, personalización de comunicaciones, preparación de ofertas, generación de oportunidades comerciales, automatización de campañas, análisis estadístico y mejora de procesos y servicios.
Para estas finalidades podrán analizarse variables tales como historial de servicios, tipo de vehículo, fechas de atención, comportamiento comercial, respuesta a campañas, ubicación general, canales utilizados y preferencias de contacto, siempre dentro de las finalidades autorizadas y respetando los derechos del Titular.
14. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DIGITALES
Los sitios web podrán utilizar cookies, píxeles, etiquetas, identificadores y tecnologías similares para garantizar su funcionamiento, recordar preferencias, medir tráfico, efectuar análisis estadístico, evaluar campañas, mejorar la experiencia del usuario y desarrollar actividades publicitarias o de remarketing cuando corresponda.
El usuario podrá administrar las cookies mediante la configuración de su navegador y las herramientas que se habiliten en los respectivos sitios.
15. DERECHOS DEL TITULAR
El Titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a su información; presentar consultas y reclamos; solicitar correcciones; revocar la autorización cuando legalmente proceda; solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda; solicitar la suspensión de comunicaciones comerciales; acceder gratuitamente a sus datos personales; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos.
15. DERECHOS DEL TITULAR
El Titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a su información; presentar consultas y reclamos; solicitar correcciones; revocar la autorización cuando legalmente proceda; solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda; solicitar la suspensión de comunicaciones comerciales; acceder gratuitamente a sus datos personales; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos.
16. CONSULTAS, RECLAMOS, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN Y REVOCATORIA
Las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria podrán dirigirse a protecciondatos@previmoto.com o a los demás canales que se informen en los sitios web institucionales.
La solicitud deberá permitir identificar al Titular y describir claramente la petición. PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL atenderán la solicitud dentro de los términos establecidos en la legislación vigente.
17. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales serán conservados mientras resulten necesarios para cumplir las finalidades autorizadas; mantener la relación comercial; prestar servicios; atender obligaciones contractuales, legales o regulatorias; conservar soportes históricos; ejercer o defender derechos; atender requerimientos de autoridades; o mientras exista otra base jurídica que justifique su conservación.
Cuando desaparezca la finalidad legítima de conservación y no exista obligación legal o contractual de mantener la información, se procederá conforme a la normativa aplicable.
18. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
PREVIMOTO y PREVIMÓVIL adoptarán medidas administrativas, humanas y tecnológicas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, acceso, uso, divulgación o tratamiento no autorizado o fraudulento.
Las personas que intervengan en el tratamiento deberán guardar reserva y confidencialidad sobre la información, incluso después de terminada su relación con el Responsable o Encargado.
19. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Al suministrar voluntariamente sus datos y aceptar la correspondiente autorización, el Titular declara conocer la identidad del Responsable, las finalidades del tratamiento, sus derechos y los canales habilitados para ejercerlos.
PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL conservarán prueba de la autorización otorgada cuando esta sea requerida por la legislación aplicable. Las finalidades comerciales que requieran autorización se gestionarán de forma clara, verificable y diferenciada cuando corresponda.
20. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
La presente Política rige a partir de su fecha de publicación. PREVIMOTO y/o PREVIMÓVIL podrán actualizarla cuando resulte necesario por cambios normativos, tecnológicos, comerciales, corporativos u operativos. Las modificaciones sustanciales serán informadas a través de los canales adecuados conforme a la legislación aplicable.
